Касса для интернет-магазинов по 54-ФЗ


Касса для интернет-магазина: требования, возможности и особенности работы

Интернет-магазины должны использовать онлайн-кассы для отправки чеков в ФНС и покупателям.

Основные обязательства для интернет-магазинов согласно 54-ФЗ:

  • использование онлайн-кассы для любых продаж в интернете;
  • предоставлять электронный чек покупателю на телефон или электронную почту;
  • отправлять копии электронных чеков в ФНС через оператора фискальных данных.

Интернет-магазину нужна онлайн-касса если:

  • интернет-магазин работает с физическими лицами;
  • клиенты оплачивают покупку наличными средствами, по карте, через курьерскую службу интернет-магазина, онлайн-форму на сайте, либо через банк и форму ПД-4.

Касса не требуется в случаях:

  • интернет-магазин работает с физическими лицами, но деньги напрямую не принимает;
  • оплата производится через сторонние курьерские службы, наложенным платежом через «Почту России», магазин не принимает оплаты на сайте;
  • интернет-магазин работает только с юридическими лицами и принимает банковские переводы на свой расчётный счёт.

касса для интернет магазина

Почему 54-ФЗ хорош для предпринимателей

  • Отменено обязательное обслуживание кассовой техники. Теперь владельцы магазинов могут сами принимать решение о необходимости регулярного обслуживания кассовой техники. Однако, как показывает практика, регулярное обслуживание техники предотвращает простои и потерю выручки из-за поломок кассового оборудования. Наличие договора на техническое обслуживание предусматривает проведение регулярных профилактических работ и быстрое устранение неисправностей, если касса все же вышла из строя.
  • Взаимодействие с контролирующими органами стало дистанционным. Для отправки отчетов, писем и других документов необходимо иметь электронную цифровую подпись, которая изготовляется за несколько минут и стоит всего от нескольких ста рублей.
  • Маленьким магазинам стали доступны сервисы по электронному документообороту, товароучетные системы, сервисы для автоматизированной рекламы и маркетинга. Раньше подобные программы стоили очень дорого, для их настройки и поддержки требовались услуги программистов. Сейчас сервисы за небольшие деньги предоставляют производители кассового оборудования, операторы фискальных данных, банки, крупные разработчики. Все необходимые отчеты доступны со смартфона.

Как интернет-магазин может отправить чек

Отправить чек можно вручную: кассир отслеживает все покупки в интернет-магазине, пробивает чек и отправляет его в электронном виде на указанный телефон или e-mail. Для ручного режима можно использовать любую кассу, разрешенную для использования ФНС.

Второй вариант — автоматическая отправка электронных чеков. Некоторые модели касс могут автоматически создавать электронный чек и отправить его по SMS или на электронную почту. В этом случае бумажный чек не нужен.

Такой вариант удобнее найма кассиров и позволяет отправлять несколько чеков в секунду.

Третий вариант — подключение к облачной кассе. Этот вариант обладает всеми преимуществами автоматической обработки платежей и считается самым надежным.

Облачная касса интернет-магазина находится в дата-центре, обеспечена бесперебойным подключением к электричеству и интернету, обслуживается сотрудниками дата-центра и оператора, предоставляющего сервис.

Подключение к облачным кассам осуществляют банки, производители касс и операторы фискальных данных.

Для примера мы выбрали кассу для интернет-магазина Ferma от оператора фискальных данных ОФД.ру. На момент подготовки обзора именно это решение обладает самым большим арсеналом дополнительных функций:

  • личным кабинетом пользователя с необходимыми отчетами для контроля работы магазина;
  • возможностью отправки отчетов в самый популярный мессенджер Viber;
  • возможностью брендирования электронного чека, например, в электронном чеке можно разместить логотип и информацию об акциях и специальных предложениях магазина;
  • возможностью подключения смс-пакетов;
  • контроль заполняемости фискальных накопителей.

Решение соответствует всем требованиям 54-ФЗ. В отличие от обычной онлайн-кассы облачная касса не печатает бумажный чек. Электронные чеки передаются на телефон или электронную почту покупателю.

Зачем интернет-магазину онлайн-касса

Онлайн-касса позволяет соблюдать 54-ФЗ, не бояться штрафов и внезапных проверок налоговой.  Оператор фискальных данных передает необходимую информацию из кассы в налоговую и формирует отчеты для предпринимателей: они видят всю статистику своих продаж, могут менять маркетинговые стратегии, быть ближе к клиентам и зарабатывать больше денег.

Как работает онлайн-касса для интернет-магазина

Процедура регистрации кассы для интернет-магазина и заключение договора с ОФД ничем не отличаются от аналогичной процедуры для обычной кассы.

Онлайн-кассы для интернет-магазинов подключаются  удаленно к сайту, с которого ведутся продажи.

Существует три варианта интеграции:

  • с CMS-платформой сайта;
  • с платежной системой интернет-магазина;
  • через API FERMA

Согласно 54-ФЗ, бумажная и электронная версия чеков имеют равную силу. Поэтому для интернет-магазина лучше выбирать кассу, у которой есть функция отключения печатного модуля или его нет совсем. Чеки покупатели будут получать на электронную почту или телефон, которые укажут при формировании заказа.

На чеке должна быть указана вся информация, которая прописана в требованиях 54-ФЗ. Например, наименование товара или услуги, заводской номер фискального накопителя, регистрационный номер онлайн-кассы, наименование ОФД и адрес его сайта, а также другие данные.

Для интернет-магазинов выгоднее всего приобретать комплексное решение, куда входит аренда онлайн-кассы, фискальный накопитель и услуги ОФД. Фискальные накопители приобретаются либо на 15, либо на 36 месяцев. После завершения срока службы устройство необходимо хранить 5 лет.

Если интернет-магазин самостоятельно занимается доставкой, можно приобрести мобильные онлайн-кассы с печатающим устройством, которые пробивают чек непосредственно при оплате товара покупателем.

Часто такие устройства можно увидеть у курьеров. Это или портативные онлайн-кассы с печатающим устройством, или фискальный регистратор, подключенный к смартфону с кассовым ПО. Если у магазина нет собственной курьерской службы, обязательства по выдаче чека берет на себя компания, которая осуществляет доставку.

Можно ли интернет-магазину использовать обычную кассу

Да, это возможно, но онлайн-касса должна быть подключена и интегрирована с интернет-магазином и платежным сервисом. Подключение и обслуживание онлайн-кассы включено в сервис Ferma. Для круглосуточной работы интернет-магазина рекомендуется арендовать онлайн-кассу установленную в дата-центре.

Почему касса стоит именно в дата-центре

Касса стоит в дата-центре для бесперебойной работы и круглосуточного обслуживания. Дата-центр гарантирует выполнение этих условий и соответствие нормам по обработке, хранению и защиты данных.

Кассы для интернет-магазинов размещены в дата-центре

Что такое уникальный балансировщик

Это программное обеспечение (ПО), разработанное компанией ОФД.РУ для распределения транзакций по нескольким кассам. Балансировщик не позволяет одновременно полностью заполнить память фискальных накопителей внутри касс.

Какие сервисы включены в Ferma

При покупке комплексного продукта Ferma клиент получает все необходимое для фискализации оплат:

  • услугу по аренде, настройке и обслуживанию облачной кассы Атол 42ФС;
  • фискальный накопитель версии 1.1 и его замену  при заполнении;
  • услугу передачи фискальных данных в ОФД;
  • отправку электронных чеков покупателю на e-mail и телефон в соответствии с 54-ФЗ;
  • аналитику и отчетность по кассе в едином личном кабинете.

Комплексное предложение выгодно интернет-магазинам тем, что нет необходимости обслуживать кассу, следить за ее функциональностью 24/7, производить замену заполненных ФН, осуществлять постоянный контроль всех систем и отправку  фискальных данных в налоговую инспекцию.

Для фискализации продаж интернет-магазинов используется касса Атол 42ФС

 

Какие особенности у фискального накопителя продукта Ferma

В базовую стоимость продукта Ferma включен один ФН версии 1.1. Компания ОФД.РУ контролирует заполняемость фискальных накопителей и заблаговременно оповещает клиентов о необходимости их замены. Далее клиент в личном кабинете сервиса Ferma на сайте ОФД.РУ производит покупку ФН, а компания ОФД.РУ осуществляет его замену.  Клиент может приобрести дополнительную услугу по хранению заполненного ФН в течении 5 лет.

Можно ли взять в аренду облачную кассу без ФН для интернет-магазина

Нет, первоначальный комплект сервиса Ferma подразумевает аренду кассы на год, фискальный накопитель и подключенную услугу ОФД. Это связано с тем, что без установленного фискального накопителя арендованная онлайн-касса для интернет-магазина не будет работать и соответствовать 54-ФЗ. Поэтому при аренде кассы в комплект уже включен фискальный накопитель.

На какое юрлицо регистрируется арендованная облачная касса и ФН

Касса с установленным ФН регистрируется в ФНС на юрлицо, приобретающее в аренду облачную кассу.

Как обеспечивается надежность сервиса Ferma

Кассы Атол 42ФС и ФН внесены в реестр ФНС и сертифицированы ФСБ России;

Оборудование устанавливается и круглосуточно обслуживается в дата-центре Tier III с доступностью 99,98%;

Tier III — один из двух самых высших классов в сертификации дата-центров в мире. Такие даты-центры поддерживают параллельный ремонт без прекращения работы, а также имеют резервные мощности, базовую инфраструктуру, вооруженную охрану и соблюдение самых высоких требований по безопасности;

Онлайн-кассы подключаются к сертифицированному оператору фискальных данных ОФД.РУ, входящему в топ-5 ОФД.

Кассы для интернет-магазинов и вендинга в дата-центре

Где можно контролировать арендованные кассы

В личном кабинете клиента ОФД.РУ, в разделе «Мои кассы». Арендованные кассы будут отображаться вместе с остальными кассами, если у юрлица есть онлайн-кассы в физических торговых точках.

Как понять, что касса перестала пробивать чеки

Посмотреть статус кассы в разделе «Мои кассы» в личном кабинете. При обнаружении проблемы обратитесь в службу поддержки.

Сколько касс нужно арендовать

При подключении к сервису Ferma вы сможете использовать специальный калькулятор. Просто заполните все поля и получите точный расчет по количеству касс.

Суммарное количество транзакций в течение аренды не влияет на количество онлайн-касс для вашего интернет-магазина. Количество транзакций влияет на количество ФН, необходимых для работы магазина – чем больше чеков бьет касса, тем быстрее заполняется ФН.

Зачем нужна резервная касса

Резервная онлайн-касса необходима в случае возникновения технических неисправностей или сбоев. Для того, чтобы интернет-магазин продолжал обработку платежей, а вы не тратили лишнее время на аренду дополнительной кассы, постановку ее на учет в ФНС, необходимы резервные кассы. Для исключения любой вероятности прекращения работы интернет-магазина необходимо дополнительно к основным кассам приобрести +30% резервных. Например, если расчет показал, что вашему интернет-магазину необходимо арендовать 3 основных кассы, тогда для исключения прекращения работы необходимо арендовать 1 резервную онлайн-кассу за дополнительную плату.

Кто регистрирует кассу в ФНС

Кассу необходимо зарегистрировать в ФНС через личный кабинет клиента на сайте ОФД.РУ . Для этого необходимо приобрести КЭП (квалифицированную электронную подпись).

Схема дата-центра, где размещены кассы для интернет-магазинов и вендинга

Что будет, если не использовать онлайн-кассу?

  • Вам придётся заплатить штраф. Для ИП это от четверти до половины размера суммы расчёта, который не прошёл по кассе (не менее 10 000 рублей). Для юридических лиц — от трех четвертей до целого размера суммы расчёта (не менее 30 000 рублей).
  • Если нарушение будет зафиксировано повторно, и если сумма расчетов, осуществленных без применения кассовой техники, составила в совокупности один миллион рублей и более, должностное лицо дисквалифицируют на срок от года до двух лет. На юридическое лицо и ИП будет наложено административное приостановление деятельности на срок до 90 дней.
  • Если онлайн-касса есть, но она не соответствует требованиям, ИП грозит штраф от 1 500 до 3 000 рублей, для юридического лица — от 5 000 до 10 000 рублей или предупреждение.
  • Если покупатель не получит электронный чек, размер штрафа для ИП и должностного лица составит 2 000 рублей, для юрлица — 10 000 рублей или предупреждение.
  • За непредоставление информации по запросу ИФНС ИП оштрафуют на сумму от 1 500 до 3 000 рублей, юрлицо от 5 000 до 10 000 рублей или сделают предупреждение, а должностное лицо — от 1 500 до 3 000 рублей.

Часто задаваемые вопросы по работе интернет-магазинов

Как оформить возврат товара?

Ответ: возврат товара интернет-магазина осуществляется точно также, как и обычным магазином. Покупатель должен отправить возвращаемый товар в установленные законодательством сроки и предоставить необходимые документы:

  • Заявление на возврат товара, указанием причин и обнаруженных дефектов. В заявление указываются реквизиты, на которые интернет-магазин может вернуть деньги за возвращенный товар.
  • Чек. Это может быть и электронный чек, который необходимо распечатать на принтере.
  • Все сопроводительные документы, например, накладную, которые отправлялись вместе с товаром.

Нужно ли курьеру указывать наименование товара, если продажа осуществляется по агентскому договору?

Ответ: да. Согласно закону 54-ФЗ курьер-агент обязан указывать в чеке все данные, которые обязан указать интернет-магазин. Кроме того, агенту в чеке необходимо указывать дополнительные сведения: (комиссионное вознаграждение, номер телефона агента).

Как выдавать чек при оплате наложенным платежом?

Ответ: чек печатается оператором, например, «Почтой России», в момент выдачи товара. Чтобы оператор смог указать в чеке наименование товара, владелец интернет-магазина должен заключен с ним договор и утвердить алгоритм взаимодействия.

Можно ли задержать выдачу чека после оплаты?

Ответ: да. Принятый закон 192-ФЗ, облегчает работу интернет-магазинам и разрешает отправлять чеки на следующий рабочий день после оплаты, но не позднее момента вручения товара.

Кому еще подходит Ferma?

Ferma может использоваться для фискализации платежей за коммунальные услуги, обучение, детские садики и выплат по кредитам микрофинансовым организациям. С 1 июля 2019 года эти организации обязаны отправить информацию о платежах в ФНС и электронные чеки плательщикам через ОФД. 

Об использовании облачных касс этими организациями читайте в нашем обзоре «Облака для ЖКХ».

Журнал «О торговле» может порекомендовать официальный сервисный центр для фискализации эквайринга и подключения интернет-магазина, микрофинансовой организации, ТСЖ и т.д. к сервису Ferma. Напишите нам и мы предоставим перечень сертифицированных ЦТО в вашем регионе.

2 комментария

  1. Добрый день!
    Это подходит для интернет-магазинов с небольшим количеством заказов?

    1. Добрый день!
      Ferma — это касса для интернет-магазина с любым трафиком. Если заказов пока не очень много, вам достаточно использовать одну кассу для выполнения требований 54-ФЗ. Если интернет-магазин популярен и заказов много, необходимо рассчитать необходимое количество касс для распределения транзакций, чтобы покупатели получали чеки без задержек.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *